Bei allen Werbeartikeln empfiehlt sich grundsätzlich die Aufzeichnung der Empfängerdaten.
Zur zweifelsfreien Identifizierung verlangen manche Finanzbehörden den vollständigen Namen mit Anschrift, wobei es genügt, wenn sich die genaue Adresse aus den Buchhaltungsdaten ergibt. Wird eine hohe Anzahl an geringwertigen Streuwerbeartikeln oder Warenproben an einen unbestimmten Kreis von Konsumenten verteilt, gibt es vor allem drei Vereinfachungsmöglichkeiten:
- Je niedriger der Rechnungsbetrag vom Händler über den Bezug der Streuwerbeartikel (pro Stück), desto höher die Wahrscheinlichkeit der Anerkennung auch ohne Empfängerdaten. Hier sei nochmals auf die Einzelkosten der 35-Euro-Grenze und auf eine korrekte Trennung der Kosten hingewiesen.
- Vorab kann vom Finanzamt eine verbindliche Auskunft darüber eingeholt werden, ob der Aufwand auch ohne Details zu den Empfängern an erkannt wird. Im Antrag auf die verbindliche Auskunft muss genau begründet werden, warum auch ohne den namentlichen Einzelnachweis davon auszugehen ist, dass die 35-Euro-Grenze pro Empfänger nicht überschritten wird. Diese Vorgehensweise ist die einzige Garantie für die Sicherung der Anerkennung der Betriebsausgaben ohne detaillierte Empfängerangaben. Für die Erteilung der Auskunft kann zwar eine Gebühr entstehen, die aber in Relation zum Werbeaufwand -der nach dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“ durchaus ins Gewicht fallen kann – lohnenswert sein dürfte.
- Beider Ausgabe kleiner Give-Aways zum Beispiel bei Großveranstaltungen, zu der nur bestimmte Personen geladen sind, bietet sich die Aufbewahrung der Gästeliste als Empfängernachweis an.
Quelle: PSI Branchenwissen
